Fakturering er noget næsten alle servicevirksomheder gør - og næsten alle gør det mere manuelt end nødvendigt. Det er ikke fordi folk ikke ved at det kan gøres bedre. Det er fordi det altid "virker godt nok" og aldrig havner øverst på prioriteringslisten.
Denne artikel er et gennemregnet eksempel: en servicevirksomhed med otte ansatte, bygget ud fra de faktureringsflows vi oftest møder. Tallene er regnet ud, ikke målt hos en kunde. Resultatet overraskede selv os.
Et regneeksempel. Virksomheden i artiklen er konstrueret ud fra de faktureringsflows vi oftest møder. Tallene er regnet ud, ikke målt hos en kunde.
Udgangspunktet i eksemplet: 3 timer om ugen
Flowet i eksemplet ligner det vi ser hos de fleste SMV'er:
Før automatisering
- Manuel registrering af afsluttede opgaver i et Excel-ark
- Kopi-indsæt af kundedata fra CRM til fakturaprogram
- Manuel oprettelse af faktura i e-conomic
- Manuel afsendelse af faktura via e-mail
- Manuel opfølgning på forfaldne fakturaer
- Bogføring af betalinger manuelt
Efter automatisering
- Faktura oprettes automatisk ved opgaveafslutning
- Kundedata hentes direkte fra CRM
- Faktura sendes automatisk til kunden
- Rykkere sendes automatisk efter 7 og 14 dage
- Betaling registreres og bogføres automatisk
- Ugentlig rapport sendes til ejeren
Tidsforbruget på fakturering er i sådan et flow op til 3 timer om ugen, og det er endda med en disciplineret bogholder. I travle perioder røg det let til 4–5 timer.
Sådan kan flowet bygges
Med Make (tidligere Integromat) som orkestreringsplatform kan tre systemer bindes sammen: Virksomhedens projektstyringsværktøj, deres CRM og e-conomic.
Trin 1: Trigger ved opgaveafslutning
Når en opgave markeres som afsluttet i projektstyringsværktøjet, udløser det automatisk et flow i Make. Ingen manuel handling kræves.
Trin 2: Hent kundedata fra CRM
Make henter automatisk kundens navn, adresse, CVR-nummer og betalingsbetingelser fra CRM-systemet baseret på opgavens kundeid.
Trin 3: Opret og send faktura i e-conomic
Make opretter fakturaen i e-conomic med alle relevante linjer fra opgaven og sender den direkte til kunden med det korrekte betalingsvilkår. Det tager under 30 sekunder.
Trin 4: Automatisk rykkerhåndtering
7 dage efter forfaldsdatoen tjekker et separat flow om fakturaen er betalt. Hvis ikke, sendes en venlig rykker automatisk. Efter 14 dage sendes en mere formel rykker.
Trin 5: Ugentlig overbliksrapport
Hver mandag morgen modtager ejeren en automatisk rapport med udestående fakturaer, betalte fakturaer den forgangne uge og total omsætning måneden til dato.
Det der plejer at overraske mest
Tidsbesparelsen er den man regner med. Det der plejer at overraske, er fejlraten. I et manuelt flow som det her bliver der typisk lavet 2–3 fakturaer om måneden med fejl - forkert beløb, manglende CVR, forkert betalingsbetingelse. Hver fejl kostede tid at rette og skabte unødvendig kommunikation med kunden.
Når data hentes ét sted fra, forsvinder den type fejl: Systemet tager altid data fra den korrekte kilde og anvender altid de korrekte regler.
Den anden overraskelse var betalingstiden. Automatiserede rykkere viste sig at være markant mere effektive end manuelle. Kunder betaler hurtigere når de modtager en reminder præcis til tiden - ikke 2–3 dage forsinket fordi ejeren glemte det midt i en travl uge.
Hvad koster det at bygge et sådant system?
For dette konkrete projekt brugte vi ca. 12 timers opsætning fordelt på kortlægning af eksisterende flow, opsætning i Make, test og finjustering. Hertil kommer en månedlig Make-abonnementspris på ca. 150–300 kr/md afhængigt af antallet af fakturaer.
Med en tidsbesparelse på 3 timer om ugen og en timepris på 600–800 kr er ROI opnået inden for den første måned. Herefter er det ren gevinst.
Er dit faktureringsflow klar til automatisering?
De fleste faktureringsprocesser er klar til automatisering når de opfylder tre kriterier:
- Processen er konsistent - det samme sker nogenlunde hver gang
- Data findes digitalt - kundedata og opgavedata er i systemer der kan tilgås via API
- Volumen er tilstrækkelig - jo flere fakturaer, jo hurtigere ROI
Selv med 10–15 fakturaer om måneden er automatisering rentabelt. Med 30+ fakturaer er det nærmest et krav.
Faktureringsautomatisering er en af de hurtigste investeringer du kan gøre - ROI inden for den første måned er realistisk. De tre vigtigste gevinster er tidsbesparing, nul fejl og hurtigere betaling via automatiske rykkere. Systemet bygges en gang og arbejder derefter selv - uden at glemme, blive syg eller have travlt.
Bruger du for meget tid på fakturering?
Book et gratis møde og vi kortlægger dit nuværende faktureringsflow og viser dig hvad der kan automatiseres - og hvad det vil betyde for din hverdag.
Book gratis mødeLæs mere om vores automatiseringsløsninger →